Bei einem Inkasso-Unternehmen handelt es sich um ein Dienstleistungsunternehmen, das von einem Gläubiger mit der Realisierung bestehender Forderungen gegenüber einem Dritten beauftragt wird. Dabei agiert das Inkasso-Unternehmen als Vertreter der Gläubiger (nach §§ 164 ff. BGB). Es gibt grundsätzlich zwei Variante, wie die Beauftragung organisiert werden kann. Entweder das Inkasso-Unternehmen erhält eine Vollmacht vom Gläubiger, die ihm gestattet, vom Schuldner die offenen Forderungen beizutreiben. In diesem Fall bleiben die Ansprüche beim Gläubiger. Oder das Inkasso-Unternehmen erwirbt vom Gläubiger die Forderungsrechte. Dieser tritt hiermit seine Ansprüche vollständig an das Büro ab. Deutschlandweite gibt es mehrere Hundert Inkasso-Unternehmen. Über 550 von ihnen sind Mitglieder des bereits 1956 gegründeten Bundesverbandes der Inkasso-Dienstleister. Nach eigenen Angaben betreuen diese über 500.000 Kunden. Das Forderungsvolumen beträgt rund 24 Milliarden Euro.
Die Gebührenberechnung für Inkasso-Dienstleistungen ist bundesweit uneinheitlich geregelt. Üblicherweise müssen die Gebühren vom Auftraggeber (in diesem Fall dem Gläubiger) gezahlt werden. In der Praxis werden die Kosten aber zumeist dem Schuldner in Rechnung gestellt. Zum 1. Januar 2008 gab es eine wichtige Gesetzesänderung, welche die juristischen Möglichkeiten von Inkasso-Unternehmen erweitert hat. Diese dürfen nun auch im gerichtlichen Mahnverfahren für ihre Mandanten tätig werden. Bislang musste hierfür zusätzlich noch ein Anwalt hinzugezogen werden. Aus diesem Grund haben in der Vergangenheit viele Inkasso-nehmen eng mit Rechtsanwaltskanzleien zusammengearbeitet oder waren sogar geschäftlich direkt miteinander verwoben.
In welcher Weise darf ein Inkasso-Unternehmen aktiv werden, und welche Schritte sind verboten? Unzulässig ist jede Form von Nötigung, Zwang oder Selbstjustiz. Wer einem Schuldner Gewalt androht oder ihn sonst in irgendeiner Weise erpresserisch angeht, muss mit juristischen Konsequenzen rechnen, da das unzulässig ist. Unter den Inkasso-Unternehmen gibt es auch einige unseriöse Anbieter, die in der Vergangenheit hierbei auf unrühmliche Weise von sich Reden gemacht haben. Auch die Beitreibung bereits verjährter Forderungen ist natürlich nicht zulässig.
Inkasso-Unternehmen dürfen hingegen im Auftrag ihrer Mandanten kostenpflichtige Mahnschreiben verfassen und an die Schuldner versenden. Darüber hinaus dürfen sie auch im Bereich des gerichtlichen Mahn- und Vollstreckungsverfahrens tätig werden. Sobald ein vollstreckbarer Titel vorliegt, ist es Inkasso-Unternehmen auch gestattet, eine Zwangsvollstreckung aktiv zu veranlassen. Dabei dürfen zum Beispiel pfändbare Werte von ihnen ermittelt werden und hierüber an den Gerichtsvollzieher zwecks Vollstreckung Informationen weitergegeben werden. Ein weiterer wichtiger Punkt, der in der Praxis von zentraler Bedeutung ist: Inkasso-Unternehmen dürfen auch Ratenzahlungen oder Vergleiche mit dem Schuldner vereinbaren. Oft ist eine schnelle oder vollständige Begleichung der offenen Forderungen gar nicht möglich, sodass zusammen mit dem Schuldner Alternativen gefunden werden müssen. Grundsätzlich gilt: Eine gütliche Einigung aller Parteien sorgt dafür, dass die Kosten für den Schuldner nicht noch weiter steigen.